一、征集范围
1.领导视察材料。国家领导人，国家各部委、省市党委和政府领导人，社会知名人士以及重要外宾来校参观、视察、访问或演讲的照片、视频、留言簿、签到簿、题词、书信、电报、贺信等。
2.荣誉奖励。学校及个人在工作中获得的省部级以上的奖状、奖杯、奖章、荣誉证书、锦旗、牌匾等。
3.各种纪念礼品。有关单位、国内外友人、校友赠送的礼品及校际交流或重大活动纪念品等。
4.个人纪念物品。校级领导、院士、学科带头人、教授及著名校友等的印章、聘书、论著、手稿（手写教案、教学大纲、论文手稿）、事迹材料、使用过的物品、各种收据凭证等有纪念意义的物品。
5.珍贵设备器具。学校不同时期购买或制作的教具、仪器设备、文具、工具、模型及带有校名印记的物品等。
6.声像图片资料。反映学校不同时期风貌的老照片、视频、历届毕业生的班级（学院、系）合影照片、纪念册、反映或记载学校及校友重要成就或在社会上产生过重大影响的事迹材料（报刊、画册、照片、实物、音像、书籍等）。
7.其它纪念物品。学校各个时期的校徽、徽标、学生证、借书证、毕（结）业证书、学位证、录取通知书、内部票券（校内使用的饭、菜票、副食品供应券、乘车票、电影票）等；具有鲜明时代特点的老物件，如校服、运动服、石油工人的工作服；学校历史上形成的其他有助于了解学校历史和有收藏价值的物品。
二、征集方法
1.学校档案馆安排专人赴北京离退休工作办公室、东营离退休职工管理处集中征集或赴收藏者家中征集。
2.征集方式：
①捐赠。收藏者自愿将实物或文献资料无偿捐赠给学校，学校将颁发荣誉证书及奖品，予以表彰。
②复制。收藏者不愿捐献藏品，经协商同意后，可由档案馆对藏品进行复印、复制，返还原件。
③收购。收藏者提出有偿征集要求的，根据学校有关规定，经对实物资料评估后协商征集。
④代保管。收藏者提出档案馆代为保管实物或文献资料的，按照自愿原则，在所有权不变的情况下，所有者可与学校档案馆签订无偿代管协议。
三、捐赠人权益
捐赠人是指自愿将个人收藏的实物或文献资料等无偿捐赠给学校的收藏者。
1.学校给捐赠的单位和个人颁发荣誉证书；
2.所有征集物品档案馆定点存放，捐赠人及其后代有优先利用所赠实物档案的权利；
3.学校在利用征集的实物档案时，将注明捐赠人；
4.学校在利用代保管的实物档案时，要经档案所有人同意。