档案法规
中国石油大学(华东)仪器设备类档案工作规范
发布者:档案馆   发布时间:2015-10-14   点击数:428

一、归档的主要内容和重点

(一)归档的主要内容,包括综合管理、仪器设备项目依据材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等六个方面,具体范围见附件六。
  
(二)归档的重点:
    
仪器设备项目各环节形成的不同载体、形式的文件材料,包括全套随机图样。项目的范围:
     1
、各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器设备项目。
     2
、凡总造价五万以上的仪器设备项目,均应归档。

二、归档范围的确定原则

(一)凡作为学校固定资产的仪器设备(含本校自制的,已经作为固定资产的设备),在其申购、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的,具有保存价值的文字、图表、声像、磁盘、光盘等不同载体的文件材料,以及随机材料均属仪器设备档案。
   
(二)归档的设备文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
   
(三)归档的设备文件材料,必须反映设备管理和仪器设备项目从申购到改造的全过程,保证完整、准确、系统。

(四)归档的设备文件材料,必须按其形成规律,保持各部分之间的有机联系,与实物完全一致并具有成套性。
三、文件材料的形成与积累

(一)凡价值为10 万元人民币或1 万美元以上(含10 万元人民币和1 万美元)的仪器设备属大型、精密仪器设备,重点建档。在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有利用价值的文字、图表、声像载体材料以及全套随机材料,由校档案馆集中统一管理;凡价值10 万元以下人民币的仪器设备,一般建档,其文件材料由设各实验处集中统一管理。
  
(二)大型、精密仪器设备从申购到验收完毕(进口仪器设备到索赔期满)过程中的管理性文件和技术性文件,均归口设备实验处负责收集、积累,过程结束后整理立卷,逐年向档案馆归档。
  
(三)大型、精密仪器设备的开箱验收,由设备实验处牵头,组织仪器设备使用单位和档案馆技术人员参加一同进行。验收后详细填写验收报告(一式三份,其中一份归档),并在验收报告上签字、盖章。凡不办理验收的,财务部门不予以办理财务结算。
  
(四)大型、精密仪器设备的随机材料(包括装箱单、说明书、使用操作规程、合格证书及其它材料),若系一式两份的,留一份归档,若仅有一份的,应先归档,然后使用单位根据需要再办理借出手续。
  
(五)大型、精密仪器设备的安装调试,由仪器设备使用单位牵头,组织设备实验处等有关单位人员参加。安装调试完毕,详细填写《中国石油大学(华东)大型、精密仪器设备安装调试报告》一式三份,其中一份归档。

(六)大型、精密仪器设备,在管理使用过程中形成的使用记录、检查、维修记录(记录本由设备实验处统一配给)材料,使用单位每记满一本后向设备试验处移交换新本。设备实验处接收的记录本逐年向档案馆归档。

(七)归档的大型、精密仪器设备档案立卷质量必须符合《中国石油大学(华东)档案案卷质量验收标准》 的规定。

(八)仪器设备档案归档范围和保管期限的划分执行《 中国石油大学(华东)档案归档范围和保管期限表》 的规定。
  
(九)档案馆负责立卷归档的业务指导工作,并做好归档案卷质量的检查验收工作,凡不符合质量要求的案卷,不予接收,要求限期补正。
二、分类编号

档案馆要按《 高等学校档案实体分类法》对档案进行分类、编号和排列。

(一)分类

SB  设备
11
综合

12 按设备仪器种类或型号设置类目

(二)档号

档号包括年度号+分类号+案卷号(如:2008-SB11-1