档案法规
中国石油大学(华东)外事类档案工作规范
发布者:档案馆   发布时间:2015-10-14   点击数:512

一、归档的主要内容和重点

(一)归档的主要内容,包括综合管理,出国(境)、来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等,具体范围见附件八。
 
(二)归档的重点:
   
重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。

二、归档材料的具体要求

(一)出国(境)考察、访问人员,出国(境)前应交业务考察(访问)计划。回国后交业务考察(访问)报告。

(二)出国(境)参加国际学术会议人员,出国(境)前必须交准备向会议提交的论文手稿以及中、外文打印稿各一份。回国后必须交参加会议的业务小结。
   
(三)出国〔 境)讲学人员,出国(境)前必须交讲学计划和讲稿。

(四)出国进修、留学人员,回国后必须交在国外从事研究的论文手稿、论文中外文打印稿各一份及学位证书复印件。
  
(五)凡聘请外籍教师或专家来校任教的单位,在外籍教师或专家任教结束后,必须交外籍教师或专家的讲授计划、教材(或讲稿)、录音带等材料。

(六)凡接受外国高级进修生和外国访问学者的单位,在高级进修生进修结束,访问学者研究结束后,应交进修生和访问学者撰写的论文打印稿。

(七)凡承担有与外国政府、外国科研机构、外国大学科研协作项目的单位,在项目结束时,必须交项目协作过程中形成的文件材料(包括:协议、合同、备忘录、纪要、研究计划、研究报告、论文等)
  
(八)凡出国人员在国外获得的证书、奖状、奖品,可采取不同方式归档,或存复印、影印件;外国赠送学校的纪念品、礼品,有保存价值的,应归档,不宜长期保存的可存影印件和清单。
三、分类编号
(一)分类号
按照《 高等学校档案实体分类法― 外事类档案类目表》 进行分类标引

WS 外事
11
综合
12
出国(境)
13
来校
14
国际合作与会议
15
外国留学生工作
(二)档号
 
档号:包括年度号+分类号+案卷号(如:2008-WS11-1