档案法规
中国石油大学(华东)档案立卷程序
发布者:档案馆   发布时间:2002-09-03   点击数:506
    总则:部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律,保持其有机联系,适当照顾保存价值,分类组卷;组卷应以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动,便于查找利用为原则。

一、检查案卷文件:
    1
、检查案卷文件的成分,审查文件材料是否收集齐全完整,并剔除不应归档的成分;
    2
、检查案卷文件的联系,依照案卷类目纠正案卷之间文件是否统一,相互混淆重复或拆散联系的现象;
    3
、检查案卷文件的保存价值,查看各案卷中文件保存价值是否有差异,各部分之间是否大体一致;
    4
、检查案卷文件的数量,一般不超过200 页,对同一问题文件数量多的,可适当分卷,问题单一、数量较少的可组薄卷。
二、立卷分类:
    1、分年度:一般按文件形成年度分类。

2、分问题:将文件按其内容所反映的问题、事物分开。
3
、分期限:将文件按规定的不同保管期限分开。

三、组合排序
四、整理

   
对装订线以外有字迹的或破损的文件材料,及与文件材料不可分割的照片、小字条等,要进行加边、修补和裱糊;对较大的表格,要进行折叠;除掉文件材料上的金属物。
五、编页号

卷内文件材料按顺序排好后,装订的案卷无论单面或双面,只要有书写文字,均应依次在非装订线一侧下角编页号。
六、填写案卷标题和卷内文件目录(使用档案管理程序录入,见档案管理程序简明指南)

1、填写案卷标题
档号:应按规范填写(如:2008-JX11-1)。
题名:即案卷的标题,要求结构完整。一般应准确概括卷内文件的主要责任者、内容和名称。案卷题名不能出现阿拉伯数字,题名字数不应超过60个字。

保管期限:按规范选择永久、30年或10年。

文号:文件制发机关的发文号。

责任者:形成该文件的单位、对文件负有责任的署名者。
起始时间:该卷文件中最早的形成时间。必须填写标准的日期格式,如:2008-01-01

终止时间:该卷文件中最晚的形成时间。必须填写标准的日期格式,如:2008-12-31

归档单位:填写学校二级单位的全称。

2、填写卷内文件目录
序号:以卷内文件排列的先后顺序填写的序号。
文号:文件制发机关的发文号。

责任者:形成该文件的单位、对文件负有责任的署名者。
题名:即文件的标题,一般照实抄录。没有标题或标题不能说明内容的文件,可以自拟标题。
日期:文件形成时间。必须填写标准的日期格式,如:2008-01-01
首页号:填写该份文件的起始页号。

尾页号:填写该份文件的终止页号。
七、填写卷内备考表
    本卷情况说明:填写卷内文件缺损、修补、补充、移出、销毁等情况。(案卷归档后发生的情况,由档案馆工作人员负责填写并签字。)
   
立卷人:由立卷责任者签名。
   
检查人:由对案卷质量进行审查的单位负责人签字。
八、装订