本馆介绍
中国石油大学(华东)档案馆馆情简介

目录

一、机构沿革

二、馆藏概况

三、工作综述

(一)加强基础设施建设

(二)建立健全规章制度

(三)推进档案现代化建设

(四)积极开展校史研究

(五)构建档案利用体系

四、对外交流



一、机构沿革

中国石油大学(华东)档案馆是学校档案工作的职能管理部门,是永久保存和利用本校档案的信息中心。本馆成立于1989年11月,1999年与图书馆合署办公,为副处级建制,2013年4月升格为正处级建制,由主管校长直接领导。1991年4月成立了以校长为主任的学校档案管理委员会,负责对学校档案工作实行统筹规划、组织协调、监督和指导。

二、馆藏概况

馆藏档案始于1953年,截止2016年底,现馆藏纸质档案涉及党群、行政、教学、科研、基建等13个门类共91332卷(册)(不含会计凭证案卷),底图7612张,声像档案(照片)17030张,馆存资料1820余册,数字化电子文档1446G。档案馆重视基础性工作,注重特色档案征集,不断强化档案资源体系建设,强化实物档案、声像档案、人物档案及专题档案等特色档案的收(征)集和管理,多次赴全国各地征集与我校有关的实物和文字档案资料,充盈馆藏资源。同时,着力改善馆藏条件,设立珍贵艺术品档案库房,现珍藏字画318副、工艺品118件、匾额57件、各类纪念品及其它实物121件。

三、工作综述

随着学校对档案馆机构的调整,档案馆的职能也在单纯的档案管理与利用基础上逐步扩展到档案数字信息化建设、校史文化研究、校史馆的建设与维护、艺术馆的运营与管理等方面,工作职能、工作领域和工作幅度不断拓展与扩充。面对新的形势,档案馆坚持“扎实推进档案管理工作,积极开展校史文化研究”的工作思路,各项工作稳步推进。

(一)加强基础设施建设。本馆馆舍建筑面积2013.5平方米,其中档案库房1319.5平方米。档案库房配有杀菌消毒机、温湿度自动记录仪、防盗防火自动报警系统、灭火器、去尘器、除湿器及加湿器等设备,档案库房以稳定温湿度为中心的九防功能均达到规范要求。为适应新形势下的工作需要,档案馆还配有扫描仪、投影仪、光盘刻录机1台、彩色打印机、照相机、录像机等器材。

(二)建立健全规章制度。为了加强档案工作的制度化建设,制定了《中国石油大学(华东)档案管理实施办法》,修订了《档案安全保密制度》、等十三项工作规章制度;加强档案工作的规范化建设,制定(修订)了《文书档案归档办法》等12项档案归档管理办法和《档案归档范围和保管期限表》;上述规章制度和业务规范均已汇编成册目前。这些规章制度的制定和执行,充分做到了人员有职责,立卷有要求,借阅有规定,保密有条例,管理有措施,保证了档案工作的制度化和规范化。

(三)推进档案现代化建设。为了实现档案工作的现代化和信息化,购置了全校性的档案管理信息系统;自主开发了英文成绩翻译系统、学历学位证明系统、档案查询系统、借阅利用预约系统、档案利用统计系统和档案信息服务网站。在重视档案信息化建设的同时,积极推进馆藏资源的数字化,提升档案利用服务水平与效率,完成档案数字化一期、二期工程,实现自1977年以来全部本科生、研究生、函授学生等各类在我校留有学籍资料学生的录取、注册、成绩、毕业、工作等证明材料的数字化扫描,完成学校历年来所有党政公文、研究生学位审批材料及照片档案等重要档案的数字化扫描,建立了电子档案资源数据库;馆藏数字化工程共形成了800G容量、100万余条的著录信息和电子文档,并探索出一套成熟的数字化加工模式,吸引了国内诸多高校前来调研借鉴,赢得了上海交通大学等高校同仁的广泛赞誉。。

(四)积极开展校史研究。档案馆重视档案史料的编研工作,积极开发档案信息资源。为促进档案的合理开发,我馆编制了案卷总目录、分类目录,案卷级和部分文件级目录实现了电子查阅。为迎接学校六十周年校庆,集全馆力量编写了30多万字、150余幅图片校庆丛书之《传承•跨越》;制作了档案基础知识图片展、“东方红”大型音乐舞蹈史诗图片展、《纪念朱亚杰院士诞辰一百周年图文展》、《纪念曹本熹院士诞辰100周年图文展》、《中国石油大学体育运动图文展》、《水击石穿寻地火——沈忠厚院士图文展》、《石大老革命图文展》、《杨光华先生图文展》、《学校首届毕业生决心书图文展》等多项展览普及档案常识和校史知识;开展专题校史研究,联合学校产业处等相关单位开展学校产业发展史研究,共同编写了校办产业大事记——《足迹》,与教育发展中心合作推进学校继续教育史研究;积极申报研究课题,成功申报3项校级课题,分别是《探究'全人教育'视阈下校史文化的定位与研究范式》、《历史的遗忘与记取——探究'校园记忆工程'的模式与实践》、《高校校办产业发展规律及校企融合新模式构建研究》,其中《探究'全人教育'视阈下校史文化的定位与研究范式》已经成功结题。

(五)构建档案利用体系。 我校档案馆在注重保存具有永久价值档案的同时,为了充分发挥档案的原始凭证价值,更突出强调了档案的查考利用,。本馆为学校的教学、科研等各项工作提供了良好的服务,为学校领导决策、各种评估、科学研究、编史修志、评审职务、工程维修、出国留学等积极开展优质服务,并依法做好档案查阅服务,创新服务方式,简化利用手续,减少利用收费,最大限度满足利用者需求。近年来,年均接待1600余人次、利用档案2000余卷次,复印档案材料10000余件,出具中英文证明材料3000余份。平均年利用档案人次是1989年建馆时的8倍,利用卷次是1989年的20倍,发挥了档案应有的作用,取得了良好的社会效益和经济效益。

档案馆紧紧围绕学校工作的中心工作,抓管理、抓基础、抓规范、抓服务,档案工作的总体水平有了较大提高,多次被学校授予“优秀集体 ”、“先进集体”等荣誉称号,1999年晋升为科技事业单位档案管理国家二级,2004年晋升科技事业单位档案管理山东省一级。

四、对外交流

中国石油大学(华东)档案馆一直重视对外交流与合作,热忱欢迎全国各档案馆(室)的同仁和社会各界人士前来我馆指导、考察和参观,我馆的对外联系的具体信息如下:

地址:山东省青岛市黄岛区长江西路66号

邮编:266580

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