通知公告
关于2017年档案材料归档的通知
发布者:档案馆   发布时间:2017-04-11   点击数:729

各归档部门:

根据教育部《高等学校档案管理办法》和学校档案工作的安排,为确保在2016年度形成的各类档案材料及时、完整地收集归档,进一步推动学校档案工作的规范化、制度化管理,现将有关归档事宜通知如下:

一、内容

(一)归档内容是201611日至20161231日形成(或积累)的具有保存价值的文件材料和实物。

(二)单位或个人获得省部级以上的获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗,对外交流活动中获赠的具有保存价值的实物礼品等。

(三)在收集整理纸质档案的同时,还应增加提交我校形成的党政类和教学类文件电子版,及研究生学位论文电子版。

(四)科研类归档材料重点包括省部级以上科研项目(课题)的立项审批通知书、开题报告、申请书、合同书、研究报告、论文(著作),鉴定(验收)证书等及专利证书和省部级以上奖励证书。

(五)仪器设备类归档材料重点是10万元以上大型设备的申购、批复、定购、开箱、安装、验收等过程中形成的文件材料及设备说明书等全套随机文件资料。

(六)声像类归档的重点是国家级、省部级多媒体课件大赛获奖光盘(磁盘)、精品课程光盘(磁盘);全校性工作会议的录像(视频)、照片;各类毕业生的集体照、学位照;学校重大活动中形成的照片、视频等形式的档案材料,以及学校新闻中心拍摄的所有照片。

(七)往年遗漏的应该归档的材料和实物。

二、要求

(一)归档的各类文件材料应为原件,复印件和传真件等一般不能作为归档文件材料;照片档案应同步提交电子版(或底片)。

(二)登录档案馆网页之“常用系统”之“管理系统”,录入相关内容。登录账号和密码请与档案馆联系索取。

(三)文件材料移交归档时需同时提交移交目录一式二份,交接双方当面检查、验收、签字。凡不符合归档规范要求的,待重新修正后再办理移交手续。

(四)请于2017620日前将归档材料移交到档案馆。

三、其他

在归档过程中,请随时与档案馆联系,档案馆提供业务咨询和技术指导。联系电话:0532-86981692

 

                                档案馆          

2017年410