一、检查案卷文件：
1 、检查案卷文件的成分，审查文件材料是否收集齐全完整，并剔除不应归档的成分；
2 、检查案卷文件的联系，依照案卷类目纠正案卷之间文件是否统一，相互混淆重复或拆散联系的现象；
3 、检查案卷文件的保存价值，查看各案卷中文件保存价值是否有差异，各部分之间是否大体一致；
4 、检查案卷文件的数量，一般不超过200 页，对同一问题文件数量多的，可适当分卷，问题单一、数量较少的可组薄卷。
二、立卷分类：
1、分年度：一般按文件形成年度分类。
2、分问题：将文件按其内容所反映的问题、事物分开。
3、分期限：将文件按规定的不同保管期限分开。
三、组合排序
四、整理
对装订线以外有字迹的或破损的文件材料，及与文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要进行折叠；除掉文件材料上的金属物。
五、编页号
卷内文件材料按顺序排好后，装订的案卷无论单面或双面，只要有书写文字，均应依次在非装订线一侧下角编页号。
六、填写案卷标题和卷内文件目录（使用档案管理程序录入，见档案管理程序简明指南）
1、填写案卷标题
档号：应按规范填写（如：2008-JX11-1）。
题名：即案卷的标题，要求结构完整。一般应准确概括卷内文件的主要责任者、内容和名称。案卷题名不能出现阿拉伯数字，题名字数不应超过60个字。
保管期限：按规范选择永久、30年或10年。
文号：文件制发机关的发文号。
责任者：形成该文件的单位、对文件负有责任的署名者。
起始时间：该卷文件中最早的形成时间。必须填写标准的日期格式，如：2008-01-01。
终止时间：该卷文件中最晚的形成时间。必须填写标准的日期格式，如：2008-12-31。
归档单位：填写学校二级单位的全称。
2、填写卷内文件目录
序号：以卷内文件排列的先后顺序填写的序号。
文号：文件制发机关的发文号。
责任者：形成该文件的单位、对文件负有责任的署名者。
题名：即文件的标题，一般照实抄录。没有标题或标题不能说明内容的文件，可以自拟标题。
日期：文件形成时间。必须填写标准的日期格式，如：2008-01-01。
首页号：填写该份文件的起始页号。
尾页号：填写该份文件的终止页号。
七、填写卷内备考表
本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修补、补充、移出、销毁等情况。（案卷归档后发生的情况，由档案馆工作人员负责填写并签字。）
立卷人：由立卷责任者签名。
检查人：由对案卷质量进行审查的单位负责人签字。
八、装订