没有华丽的语言修饰，却有震撼人心的铮铮铁证作用，这就是高校档案，虽低调却有力，原始但惟一，在服务学校发展与建设，传承优秀文化，维护校友权益等方面发挥着不可替代的价值。
2015年4月，由我校2014届毕业生创建的青岛中石云创技术有限公司急需一批学校创建初期的老照片和学校石油特色的校史资料，为帮助我校大学生创业，助推校友发展，档案馆为他们提供了10几张珍贵的照片，查阅了许多石油历史资料，帮助学生做好石油自媒体奠定了扎实的材料基础，而且给学生许多有益的建议，为学生创业发展和对外宣传推介我校校史文化提供了力所能及的帮助。
2015年5月，我校毕业生周某在东营胜利油田调往北京工作的过程中丢失个人档案，档案丢失直接影响到他的工作升迁，令他焦虑万分。11日，他急匆匆地来到学校档案馆，希望能从馆内调取他本、硕、博士的相关学籍证明材料。为帮助校友找到学历材料，档案工作人员详细登记了周某的个人信息（包括姓名、生源地、年级、专业、毕业年限等），经过一个小时的查找、复印，我馆给他提供了91-94年的钻井专业成绩单、新生录取登记表、毕业证书、学位证书发放登记表，这些档案材料强有力地证明了周周某为我校94届钻井专业毕业生，并取得了毕业和学位证书；稍后，我们又为周某提取了硕士录取登记表、硕士成绩单、硕士学位审批材料、硕士毕业、学位证书等，证明他为我校2005届油气井专业硕士毕业生；最后，我们提供了博士录取登记表、博士成绩单、博士学位审批材料、博士毕业证书、学位证书发放登记表等材料，这些材料足以证明周某为我校油气井专业2012届12月博士毕业生，为他的个人升迁提供了强有力的档案证明，确保了我校校友的正当升迁和发展，也从另一个方面让我们看到了档案惟一和原始证明作用的重要。
2015年6月12日，我校87级矿机专业蔡某因丢失毕业证书而焦急万分，我馆根据其生源地“云南”，为其提供了1987年新生录取登记表和1991届毕业证书发放登记表，为其补办毕业证书提供了原始的档案证明材料，为他的晋职晋升提供了真实有效的学历证明。
自2014年以来，我校档案馆在学历学位证明审核中按照公平、公正、准确的原则，严格把关，不枉私情，为教育部学位认证中心、用人单位、学生、校友提供录取证明和学籍证明服务2000余卷，出具真实有效的档案证明近200份，帮助用人单位甄别出虚假学历，严厉打击了学历造假的恶劣现象；帮助校友成功实现晋职、晋升，维护了校友权益；帮助我校毕业生叩响了就业的第一扇大门，维护了学校的良好声誉，促进了校友与学校的共同发展。