一、归档的主要内容和重点
（一）归档的主要内容，包括综合管理、仪器设备项目依据材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等六个方面，具体范围见附件六。
（二）归档的重点：
仪器设备项目各环节形成的不同载体、形式的文件材料，包括全套随机图样。项目的范围：
1、各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器设备项目。
2、凡总造价五万以上的仪器设备项目，均应归档。
二、归档范围的确定原则
（一）凡作为学校固定资产的仪器设备（含本校自制的，已经作为固定资产的设备），在其申购、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、磁盘、光盘等不同载体的文件材料，以及随机材料均属仪器设备档案。
（二）归档的设备文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
（三）归档的设备文件材料，必须反映设备管理和仪器设备项目从申购到改造的全过程，保证完整、准确、系统。
（四）归档的设备文件材料，必须按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，与实物完全一致并具有成套性。
三、文件材料的形成与积累
（一）凡价值为10 万元人民币或1 万美元以上（含10 万元人民币和1 万美元）的仪器设备属大型、精密仪器设备，重点建档。在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有利用价值的文字、图表、声像载体材料以及全套随机材料，由校档案馆集中统一管理；凡价值10 万元以下人民币的仪器设备，一般建档，其文件材料由设各实验处集中统一管理。
（二）大型、精密仪器设备从申购到验收完毕（进口仪器设备到索赔期满）过程中的管理性文件和技术性文件，均归口设备实验处负责收集、积累，过程结束后整理立卷，逐年向档案馆归档。
（三）大型、精密仪器设备的开箱验收，由设备实验处牵头，组织仪器设备使用单位和档案馆技术人员参加一同进行。验收后详细填写验收报告（一式三份，其中一份归档），并在验收报告上签字、盖章。凡不办理验收的，财务部门不予以办理财务结算。
（四）大型、精密仪器设备的随机材料（包括装箱单、说明书、使用操作规程、合格证书及其它材料），若系一式两份的，留一份归档，若仅有一份的，应先归档，然后使用单位根据需要再办理借出手续。
（五）大型、精密仪器设备的安装调试，由仪器设备使用单位牵头，组织设备实验处等有关单位人员参加。安装调试完毕，详细填写《中国石油大学（华东）大型、精密仪器设备安装调试报告》一式三份，其中一份归档。
（六）大型、精密仪器设备，在管理使用过程中形成的使用记录、检查、维修记录（记录本由设备实验处统一配给）材料，使用单位每记满一本后向设备试验处移交换新本。设备实验处接收的记录本逐年向档案馆归档。
（七）归档的大型、精密仪器设备档案立卷质量必须符合《中国石油大学（华东）档案案卷质量验收标准》的规定。
（八）仪器设备档案归档范围和保管期限的划分执行《 中国石油大学（华东）档案归档范围和保管期限表》的规定。
（九）档案馆负责立卷归档的业务指导工作，并做好归档案卷质量的检查验收工作，凡不符合质量要求的案卷，不予接收，要求限期补正。
二、分类编号
档案馆要按《 高等学校档案实体分类法》对档案进行分类、编号和排列。
（一）分类
SB 设备
11 综合
12 按设备仪器种类或型号设置类目
（二）档号
档号包括年度号＋分类号＋案卷号（如：2008-SB11-1）