各教学院（部）：
毕业生合影照片凝结着浓浓的师生情与同学情，随着时间的推移，这些照片更显珍贵，它是学校档案的重要组成部分，按教育部及国家档案局相关规定，应整理归档并妥善保管。为了及时完成2017届毕业生合影照片的归档工作，现将有关事项通知如下：
一、归档范围
1.2017届本科毕业生以班级（或专业或学院）为单位的毕业照合影。
2.2017届研究生以班级（或专业或学院）为单位的毕业照合影。
3.往年未归档的毕业照合影。
二、归档要求
1.纸质照片和电子版照片各归一份，电子版照片须与纸质照片一致；纸质照片应为冲洗照片，而非激光打印照片。
2.纸质照片反面附上照片文字说明并与纸质照片一并塑封；照片文字说明格式见附件，文字说明的电子稿一并归档。
3.电子版照片为jpg格式；文件名以“中国石油大学（华东）XX学院XX级(届)XX专业XX班毕业合影”方式命名；电子版照片和照片文字说明以光盘或U盘的形式拷贝后移交学校档案馆。
三、归档时间
请各学院高度重视毕业生合影照片的归档工作，认真做好上述归档材料的收集、整理工作，毕业生合影照片（包括纸质、电子版及照片文字说明）收集整理完毕后于2017年7月10日前移交到学校档案馆。不明事宜，请与档案馆联系。
联系电话：0532-86981938
联系人：张玮
地址：图书馆0624室
档案馆
党委学生工作部（处）
党委研究生工作部
2017年6月20日
附件：照片文字说明格式模板
题名：中国石油大学（华东）XX学院XX级（或届）XX专业XX班毕业合影
时间：XXXX年XX月XX日
拍摄地点：XXX
姓名：第七排（左起或右起）：张某某、李某、王某某……
第六排：赵某、李某某、刘某 …… …… …… ……
第一排：张某、李某、王某某、刘某、张某 ……
注：领导和教师须标明职务。如第一排从左至右：……张某（XX学院副书记）、李某（XX学院院长）、张某（XX学院学工办老师）、王某（XX课教师）……
未参加拍照的毕业生：张某某、王某某 …… …… （如无可省略此项）