各教学院（部）、国际教育学院：
毕业生合影照片凝结着浓浓的师生情与同学情，同时也是学校档案的重要组成部分，按教育部及国家档案局第27号令规定，应整理归档并妥善保管。为了及时完成2019届毕业生合影照片的归档工作，现将有关事项通知如下：
一、归档范围
1、2019届本科生以学院、专业或班级为单位的合影。
2、2019届研究生以学院、专业或班级为单位的合影。
3、2019届外国留学生合影照片。
4、其他有保存价值的合影照片。
5、往年应归档但尚未归档的毕业照合影。
二、归档要求
1、照片电子版和冲印版各一份，纸质照片反面附上照片文字说明并与照片一并塑封，照片文字说明格式见下文照片文字说明格式；
2、照片移交清单电子版和纸质版各一份；
3、电子版照片为jpg格式，文件名以“序号-XX学院XX届XX专业XX班毕业合影”方式命名，序号与移交清单顺序一致。
三、归档时间
请各学院高度重视毕业生合影照片的归档工作，认真做好上述归档材料的收集、整理工作，毕业生合影照片（包括冲印版、电子版及移交清单）收集整理完毕后于2019年07月23日前移交到学校档案馆。不明事宜，请与档案馆联系。
联系电话：0532-86983263
联系人：马梦华
地址：档案馆0625室
档案馆
党委学生工作部（处）
党委研究生工作部
2019年06月24日
附件1：照片移交清单
照片文字说明格式：
题名：XXXX学院XXXX届XX专业XX班毕业合影
时间：XXXX.XX.XX.
拍摄地点：XXX
姓名：第七排（左起或右起）：张某某、李某、王某某……
第六排：赵某、李某某、刘某 …… …… …… ……
……
第一排：张某、李某、王某某、刘某、张某 ……
注：领导和教师须标明职务。如第一排从左至右：……张某（XX学院副书记）、李某（XX学院院长）、张某（XX学院学工办老师）、王某（XX课教师）……
未参加拍照的毕业生：张某某、王某某 …… …… （如无可省略此项）