各归档部门：
根据教育部《高等学校档案管理办法》和上级有关档案归档的要求，为确保学校在2012年度形成的各类档案材料及时、完整地收集归档，进一步推进学校档案工作的规范化、制度化管理，现将有关事宜通知如下：
一、内容
（一）归档内容是2012年1月1日至2012年12月31日形成（或积累）的具有保存价值的文件材料和实物。
（二）单位或个人获得省部级以上的获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗，对外交流活动中获赠的具有保存价值的实物礼品等。
（三）在收集整理纸质档案的同时，今后还应增加以下方面的材料：
1．我校形成的党政类和教学类文件及研究生学位论文要求电子版与纸质同步归档。
2．科研类归档材料包括省部级以上科研项目（课题）的立项审批通知书、开题报告、申请书、合同书、研究报告、论文（著作），鉴定（验收）证书等及专利证书和省部级以上奖励证书。
3．声像类归档的重点是国家级、省部级多媒体课件大赛获奖光盘、精品课程光盘；全校教学工作会议的录像、照片；各类毕业生的集体照；学校重大活动中形成的照片、视频等形式的档案材料。
4.往年遗漏的应该归档的材料和实物。
二、要求
（一）收集归档的各类文件材料应为原件，复印件和传真件等一般不能作为归档文件材料；照片档案应同步提交电子版（或底片）。
（二）登录档案馆网站之“档案管理信息系统”录入相关内容。
（三）文件材料移交归档时需同时提交移交目录一式二份，交接双方当面检查、验收、签字。凡文件材料与移交目录不符合规范要求的，待重新修正后再办理移交手续。
（四）请于2013年6月20日前向档案馆移交归档材料。
三、在归档过程中，档案馆将提供业务咨询和技术指导。未尽事宜请与档案馆联系，联系电话：0532-86981692。
档案馆
2013年5月7日