各教学院（部）：
毕业生合影照片是学校档案的重要组成部分，是珍贵的档案资料，按有关规定，应整理归档并妥善保存。为了及时完成2012届毕业生合影照片的归档工作，现将有关事项通知如下：
一、归档范围
1、2012届本科毕业生以班级（或专业或学院）为单位的毕业照合影。
2、2012届研究生以班级（或专业或学院）为单位的毕业照合影。
3、往年未归档的毕业照合影。
二、归档要求
1、纸质照片和电子版照片各归一份，电子版照片须与纸质照片一致。
2、纸质照片反面附上照片文字说明并与纸质照片一并塑封；照片文字说明格式见附件，文字说明的电子稿一并归档。
3、电子版照片为jpg格式；文件名以“中国石油大学（华东）XX学院XX级(届)XX专业XX班毕业合影”方式命名；电子版照片和照片文字说明以光盘或U盘的形式拷贝后移交学校档案馆。
三、归档时间
请各学院高度重视毕业生合影照片的归档工作，认真做好上述归档材料的收集、整理工作，毕业生合影照片（包括纸质、电子版及照片文字说明）收集整理完毕后于2012年06年30日前移交到学校档案馆。
不详事宜，请与档案馆联系。
联系电话：0532-86981692联系人：张爱新。
地址：图书馆6楼0625室
附：照片文字说明模板
中国石油大学（华东）档案馆
二O一二年六月五日
照片文字说明模板：
题名：中国石油大学（华东）XX学院XX级（或届）XX专业XX班毕业合影
时间：XXXX年XX月XX日
拍摄地点：XXX
姓名：第七排（左起或右起）：张某某 李某 王某某 …… …… …… ……
第六排：赵某 李某某 刘某 …… …… …… …… ……
………… …… …… …… ………… …… …… ……
第一排：张某 李某 王某某 刘某 张某 …… …… …… ……
注：领导和教师须标明职务。如第一排从左至右：……张某（XX学院副书记）、……
李某（XX学院院长）、张某（XX学院学工办老师）、王某（XX课教师）…… ……
未参加拍照的毕业生：张某某 王某某 …… …… （如无可省略此项）