欢迎访问—中国石油大学(华东)档案馆 · 校史馆

档案馆2023年积极推进资源体系建设

发布者:马梦华发布时间:2024-01-10浏览次数:10

2023年,档案馆继续加强档案资源建设,推进档案资源数字化转型,创新档案资源利用形式,构建档案资源共享平台,提升档案服务效能,满足了学校和社会档案信息和档案文化需求。

解决“无法归档”难题,丰富档案资源总量与质量

由于学校库房容量不足、单位未及时归档等历史因素,1993-2020年近27000卷的财会凭证档案多年来一直积压在财务处、北京办事处、出版社、东营科教园区等单位。这些案卷面临丢失、损坏的风险,成为困扰档案馆和多家相关单位的历史难题。

2022-2023年,在国有资产管理处、图书馆的协调支持下,新增500 平方米的库房。资源建设部科学整合原有与新增库房资源,重新规划11个门类档案排架顺序,为尚未归档的财会凭证案卷腾出足够的存放空间。

档案馆的战英老师等几位老师与多家存档单位沟通商讨,逐一核对、清点案卷数目,统一编制档号,科学排架。经过8个多月的努力,在12月初全部完成了案卷补存工作,确保了案卷的齐全与完整。

 “太好了,积压20多年的177箱东营科教园区和唐岛湾校区的财会凭证终于厘清数目,可以移交归档了,再也不害怕案卷丢失、损坏了,这可去除了困扰我们多年的心病了。”财务处的张力老师因此松了一口气。

 “真得好好谢谢档案馆,我还有2个月退休,终于能在退休前把1993-2021年的财会凭证顺利移交了,这些凭证一直就是我保管,若是退休前没存上,这些材料后续怎么样就难说了。”同样,北京离退休工作办公室的孙黎阳老师也感慨万千。

东营科教园区177箱财会凭证整理前后场景

其实,这仅是资源建设部2023年收存的部分补存案卷,除财务处和北京离退休工作办公室外,资源建设部还接收了出版社、科技处、文科建设处、海洋与空间信息学院等多家单位的补卷1000余卷。

2023年,资源建设部拓展档案资源收集范围,加强档案资源质量管控,全年共完成了全宗卷、党政、教学、科研、基建、财会、产品、出版、外事、设备等11个门类共计31882卷(61527件)的归档工作,案卷总量高达2022年度存档总量的7.5倍,实现了资源总量和质量的双记录,为后续深层次的资源开发利用、档案资源共建共享和资政文化育人功能发挥积累了海量原始材料。

 “15万多的案卷可是学校改革发展进程生动的记录呀,是学校独一无二的宝贵财富。我们必须收好、管好、用好,发挥它们最大的价值。”资源建设部主任张爱新说。


财会凭证档案整理场景


教学论文存档


打造“特色记忆数据库”,搭建资源共享数据平台

在提升档案资源总量和质量的基础上,2023年,资源建设部广泛开展特色档案征集工作,发布了《中国石油大学(华东)校史档案资料有奖征集公告》和《中国石油大学70周年校庆档案资料征集公告》,从被动“收”档向主动“建”档转变,鼓励引导学校和社会力量积极捐赠学校历史材料,全面留存和记录学校70载发展历程和校庆盛况,为学校未来发展布局积淀原始资料,助力学校内涵建设和高质量发展。

 “经过半年多的努力,我们征集到珍贵资料近1200件,丰富了档案资源种类和载体形式,达到了预期的效果,有利于后续的研究利用。”负责实物档案的综合管理部主任张大宇说。

实物档案征集

70周年校庆资料及编研成果

多元化与特色化的馆藏资源为提升档案服务效能,开展档案开发利用和推进档案资源开放共享奠定了坚实的基础。“2023年,我们新推出了中国石油大学历史文化资源数字平台,将带有学校‘记忆’的13万张照片、10000余部音视频等历史文化资源一网统管,并借助人脸识别、以图搜图等技术实现了资源的高效利用。”校史研究部主任马梦华介绍。

中国石油大学历史文化资源数字平台

面对数字中国建设的时代新形势和大数据、区块链、人工智能等新一代信息技术的新挑战, 2023年,资源建设部按照“存量数字化,增量电子化”的要求,加快了档案资源数字化进程,丰富和完善了利用频率高、服务人数多的招生信息库、学籍信息库、公文信息库以及全部行政和教学案卷,馆藏档案资源数字化率达到40%,档案资源利用“立等可取”成为服务新模式。

《从历史走向未来》图文展览

优化服务理念、推进数字转型、提升服务效能并非档案资源利用的全部,发掘档案资源的时代和文化价值,用好用活档案资源“让历史说话,用史实发言”,推进资源面向社会共建共享是资源建设部的下步工作目标。

 “我们要用心讲好石大档案故事,用情传播石大声音,创作一系列有高度、有深度、有温度,具有广泛传播力和影响力的石大档案文化精品,更好地赋能精神文化建设,让档案工作更好体现时代性、把握规律性、富于创造性。”档案馆馆长刘积舜说。


(作者:张爱新)