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档案利用为各单位和校友提供高质量服务

发布者:张大宇发布时间:2024-01-15浏览次数:43

115日上午8点半,档案馆631查档值班室的门早已打开,虽然已经进入寒假,但档案利用服务的工作始终没有假期。

2023年,档案馆秉持助力高质量发展、为师生校友服务的理念,坚持严谨细致的工作作风,提供了优质高效的档案查询利用服务,满足了师生校友的档案信息需求。据统计,2023年,档案馆共接待2055位利用者,其中查档业务办理1904人次,复印并加盖公章档案材料5552份;借档业务办理56人次,156份;阅档业务办理95人次,1265份。翻译自助机为4429位利用者打印了成绩单,共计7467份。除此之外,还完成了教育部学位认证核实1628人次,学历及成绩认证核实199人次,总计完成1827人次认证核实任务。

档案证明为维护师生校友权益提供保障

学生毕业后,其人事档案会随其离开学校,但学校档案馆会妥善保存学生在校期间的学籍档案材料,如新生录取名册、成绩单、毕业证(学位证)发放登记表以及博士、硕士学位审批材料等。如果求职、职称评审、升职、出国深造以及人事档案中补缺材料等情况,可通过档案馆利用系统进行登记查询,以方便快捷地获取所需的档案信息。

“身为石大人,我骄傲啊,我自豪!”不久前,在烟台工作的我校2002级孙校友,给学校发来了充满感激的微信留言。原来,因工作需要,她急需高考新生录取花名册。抱着试试看的态度,她致电学校档案馆,工作人员详细询问了她的利用需求,因为档案数字化、信息化建设的扎实基础,迅速在档案管理系统中找到了她所需的材料,并打印、盖章后邮寄给她,解决了她的燃眉之急。她收到材料后,对学校高效、优质服务表示感激,赞扬学校档案数字化和信息化程度之高。

孙校友仅是2023年8千多名档案利用者之一。在学校工作的印刷厂刘厂长是一位军转干部,即将在近期办理退休手续。然而,他被告知个人人事档案中记录的材料无法体现当年转业的具体时间,这给他退休手续办理带来了不小的困扰。

发愁之际,他抱着一丝希望来到了档案馆,希望在这里能查找到一些有用信息。他与保管利用部工作人员一起梳理工作履历,并查找了大量的相关资料,最终在一份有名单附件的相关档案材料中找到了关键信息,确定了刘厂长的具体转业时间,为他办理退休手续提供了有效的证明材料。

刘厂长握着工作人员的手,表达了惊喜和感激之情,既激动于自己的退休手续终于可以办理了,又感慨于档案馆的热心服务和档案资料保管的完整齐全

近几年,师生校友的档案利用需求逐渐增长,涉及的范围逐渐扩大,利用途径也日趋多样化。像孙校友、刘厂长这样的档案利用需求越来越多,学校档案馆15万卷的档案中保存1953年建校以来的各类档案,在满足师生校友日益增长的求职、升学、职称评定、出国留学及退休需求等方面发挥了重要作用。

学历认证为遏制造假诚信建设做贡献

高等教育学历认证工作是档案馆为师生校友服务的重要一环,自2001年起,档案馆开始承担学历认证工作。23年来,档案馆坚守认真、严谨、高效的工作原则,严格按照“三层递进式”签字制度进行审慎审核,确保每一份认证报告的结论准确无误。这项工作为遏制学历造假、维护学校良好声誉和校友正当权益发挥了积极的作用,也为社会诚信体系建设作出了重要贡献。

在中国海洋石油工作的1985级张校友,因职称晋升需要核实学历。然而,数字化毕业证书发放登记表显示他为“结业”,成绩单也显示“未授学位”。档案馆经与张校友本人联系,了解到他因一门课程未及格而没能如期毕业,但后来参加了补考并顺利通过,已经满足毕业条件,获得了毕业证书。档案馆保管利用部两名工作人员仔细查找馆藏档案,终于找到了他当年的补考材料。后经与教务部门核实确认,最终验证张校友高等学历属实。

拿到学历认证报告后,张校友激动地打来电话,“我现在还在海上作业,信号特别差,没想到毕业这么多年了咱们档案馆还能为我提供这些证明材料,这下职称评定有希望了,真的太感谢你们了!”

“感谢贵校档案馆对我国高等教育学历认证工作的大力支持,我们赞赏贵校档案馆管理制度严格规范!”2023年12月21日下午,一封来自教育部的感谢信与一摞文创产品——新年台历寄到了档案馆,感谢信对中国石油大学(华东)档案馆在学历认证工作中的专业态度、职业精神表示感谢,对相关负责老师认真、严谨、高效的工作精神和积极为毕业生排忧解难的工作作风表示衷心的感谢!

档案资料为编史修志提供重要支撑

2023年,中国石油大学迎来建校70周年,档案馆勇挑重担,牵头编写了《中国石油大学校史》《征程——中国石油大学(华东)年谱(1953-2023)》以及《风雅石大——中国石油大学(华东)校藏书画精品》等总字数达188万字的多部著作。

此外,档案馆还协调推动了9部系列院史的编纂工作。提供了全方位的档案资料支持、历史照片以及编写咨询服务等,确保这些校庆历史丛书能够真实、完整地反映石大的辉煌历程。通过这些丛书的编纂,档案馆不仅为学校献上了厚重的礼物,更为传承石大文化和精神奠定了坚实基础。

档案架起师生校友感情联络桥梁

为了让档案鲜活起来,档案馆还精心策划了一系列充满温情的档案文化活动。2023年6月,国际档案日之际,档案馆推出“我与百年石大的青春之约——毕业生写给未来的一封信”活动,封存毕业生信件,寄托对未来的美好期望。

校庆期间,保管利用部为返校校友设计学籍注册纪念卡400余份,深受校友们的喜爱和好评。作为馆藏档案的学生学籍注册卡,成为架起校友与母校链接的联谊桥和感情纽带。

2023年4月,档案馆赴东营开展实物征集工作,了解到一名实物征集对象为我校1982级油气储运工程专业王清,并通过进一步了解得知王清的母亲也为我校1954级钻采专业校友。出发前,档案馆专门查询制作了王清母亲以及他本人在校求学期间的学籍注册纪念卡,作为一份历史资料赠送给王清校友。

在收到其母亲的学籍注册纪念卡时,王清忍不住热泪盈眶,他说母亲已经去世多年,很想念她,谢谢母校赠送的珍贵礼物,让他看到了母亲求学时的模样,一定会好好珍藏这份珍贵的礼物。

       每一份档案资料的背后,承载的不仅是学校70载春华秋实的历史见证,更架起了校友和母校之间沟通交流、感情交融的连心桥。

归档存记忆,留史鉴未来。档案利用是档案的本质属性和最终目的,也是档案资源存史、资政、育人的价值体现。未来,档案馆将把馆藏的档案保管好、利用好,更好服务师生校友需要和学校的发展建设,让沉睡的档案“活起来”、“火起来”,深入挖掘档案资源和档案背后的故事,发挥档案的凭证价值和文化母资源的重要作用,为服务学校高质量发展和师生校友做出新的努力和贡献。

                                     (作者:操娜娜、罗琳)