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“数字档案馆”建设迈上新台阶

发布者:马梦华发布时间:2024-01-18浏览次数:15

建设数字档案馆、智慧校史馆,推动学校信息化建设迈上新台阶”是学校第十二次党代会赋予档案馆、校史馆的重要任务。2023年,档案馆确定了以档案资源建设为核心与基础,以信息化技术赋能为方式与手段,以发挥档案资源效能,服务师生校友需要、服务学校发展为任务与使命的整体工作思路,在数字资源建设、信息平台建设等多方面实现了多点突破,取得了一系列历史性、开创性成果,有力服务了师生校友需要和学校事业高质量发展。

数字档案馆”建设总体工作思路

强化资源建设  夯实工作根基

数字档案资源建设是“数字档案馆”建设的核心与基础,档案馆着力推动纸质档案数字化、电子文件原生化、声像档案数据化和实物档案的三维化,实现数字档案资源的集成化、数智化管理。

以“杨光华”为关键词,在行政类档案检出文件580余份

在纸质档案数字化方面,对于高频利用的学籍类相关档案,在实现全部数字化的同时,建立了录取、成绩、学位审批材料、毕业与学位等7个基础信息库,总数据条目达150多万条。对于党群、行政等其他文书类档案,开展数据化的积极探索,有针对性地对人名关键字信息进行提取和著录,为快速、准确提供民生档案材料支撑,奠定了坚实基础。

对于原生电子文件,探索实行单套制管理。完成档案系统与办公自动化系统的数据对接,实现了发文、收文与合同的在线归档,相关归档流程由原来的“导出文件、打印盖章、打码著录、文件扫描、整理归档”再造为电子文件的实时在线归档,实现“变5步为1步,化崎岖为坦途”。

对于声像档案,完成全部历史录像带的数字化转录,3800盘尘封的磁带变成鲜活的影像,在此过程中细化形成石大声像档案分类方案,涵盖党团工会、校情校务、学科学术、教务教学、外事交流、文艺体育、石大人物、石大风物、毕业照、典礼校庆等11个门类,在此基础上,实现了学校70年声像档案资源的大统一管理,汇集照片14万张、视频1万余部,形成了宝贵的石大记忆资源库。

在实物档案三维化方面,积极探索对珍贵实物档案进行三维化建模与展示的实现路径,以期形成可在线360度浏览和直接进行3D打印的实物模型资源。

建设信息化平台  赋能档案资源

重点推进档案管理系统智能化升级与中国石油大学历史文化资源数字平台建设,实现档案信息化平台融合性构建和系统性提升。

平台建设方案论证

中国石油大学(华东)智能档案管理系统

完成智能档案管理系统的全新升级,集成了成绩翻译、远程利用等多个业务子系统;实现了与办公自动化系统、学校财务缴费系统、顺丰快递服务系统的数据对接;新增了电子签章功能,为开具电子档案证明提供技术保障;针对性开发了更加适用原生电子文件归档的智能著录模板功能。

在实现顺丰快递系统对接之后,系统可直接进行在线下单,解决了原先需要手工录入快递信息的繁琐难题。据统计,2023年档案馆寄出档案证明材料860余份,仅此一项就可以减轻很多重复性工作量。

系统实现在顺丰快递对接,可在线直接下单

系统还实现了利用端和管理端的数据互联互动,档案馆在接到用档需求之后,可直接调取数字化的档案资源,再结合电子签章,正在实现了“无纸化”档案服务和用户的“零跑腿”。

系统的上线构建了高效、便捷的全校统一档案资源管理平台,再给各单位兼职档案人员带来便利的同时,也为“数字档案馆”建设打下来良好的基础。

中国石油大学历史文化资源数字平台

平台架构

平台技术优势

新建成中国石油大学历史文化资源数字平台,实现对图片、视频、文字等历史文化资源一网统管和高效利用。平台集收集、处理、查询、利用为一体,涵盖了进行资源高效管理的服务端、资源快速处理的客户端、随时随地进行资源采集的移动端以及面向师生校友、社会公众开放的展示、查询及下载平台。平台采用的图形引擎技术满足百兆秒开的极速响应需求;高精度人脸识别可以实现对影像资料中人物的准确检索和定位;通过以图搜图,可以快速搜索相同、相似图片;所采用的OCR与语音识别技术,能够自动提取图片文字信息和视频中英文语音信息,并可对应关联;视频智能化整理模块,通过内容提取、检索与定位,实现视频资源的自动化管理和智能化应用。前端展示平台面向全体师生校友开放,规划建设了影像、人文、风物、遇见、征程、课程、募集、利用等8个板块,全面展示学校名师风范、建筑风物、发展大事、课程资源、文艺风采等。

目前平台已发布学校各个办学时期的校门、校园建筑、校园风景等风物照片,曹本熹、沈忠厚、朱亚杰等名师照片,学校历史重要节点照片1000张,提供用于课程思政和思政课程建设以及校园文化建设、各单位和师生日常所需的校史文化资源标准化服务。

前端展示平台风物板块

平台同时涵盖了总字数近90万的学校70年的发展大事,并以图形化方式进行展示,实现了学校重要事件的一网通查。

石大历程展示学校70年发展大事

平台的建成有效赋能了历史文化资源的作用发挥,使石大历史更加丰满、厚重、鲜活和生动,为教学、科研、党建和文化建设、精神弘扬、思政育人等提供了宝贵的档案资源支撑。

服务师生校友需要  助力学校高质量发展

得益于档案资源的有效建设、得益于信息技术对资源的赋能,档案工作在自身得以发展的同时,也较好助力了学校文化建设和事业高质量发展,实现了“数字档案馆”建设的根本目标。

在全国高校档案信息化高质量发展研讨会上作经验介绍

在学校信息化工作会上作典型发言

数字档案资源在学校70周年校庆、历史文化丛书编纂、学校文化建设等方面发挥了基础和支撑作用。档案馆牵头编写《中国石油大学校史》《征程——中国石油大学(华东)年谱(1953-2023)》以及《风雅石大——中国石油大学(华东)校藏书画精品》等总字数达188万字的多部著作;协调推动了9部系列院史的编纂工作。提供了全方位的档案资料支持、历史照片以及编写咨询服务等;为学校纪录片拍摄、师生风采展演等校庆活动提供多元档案资源服务。

借助档案资源,完成历史丛书编纂出版

为《和鸣 共赴》系列院志丛书编纂提供档案资源支撑

为校史纪录片提供了丰富的文件、史料、图片、视频等档案资源服务

为师生风采展等校庆活动展演提供多元档案资源素材

下一步,档案馆将围绕“数字档案馆”建设目标,统筹规划、项目带动,以需求为导向,有针对性地进行布局和实施,不断强化基础设施、系统功能、档案资源、保障体系建设,提升服务绩效,以高质量“数字档案馆”建设推动档案工作创新开展,服务学校高质量发展。