各教学院（部）：
毕业生合影照片凝结着浓浓的师生情与同学情，随着时间的推移，这些照片更显珍贵，它是学校档案的重要组成部分，按教育部及国家档案局第27号令规定，应整理归档并妥善保管。为了及时完成2016届毕业生合影照片的归档工作，现将有关事项通知如下：
一、归档范围
1、2016届本科毕业生以班级（或专业或学院）为单位的毕业照合影。
2、2016届研究生以班级（或专业或学院）为单位的毕业照合影。
3、往年未归档的毕业照合影。
二、归档要求
1、纸质照片和电子版照片各归一份，电子版照片须与纸质照片一致。
2、纸质照片反面附上照片文字说明并与纸质照片一并塑封；照片文字说明格式见附件，文字说明的电子稿一并归档。
3、电子版照片为jpg格式；文件名以“中国石油大学（华东）XX学院XX级(届)XX专业XX班毕业合影”方式命名；电子版照片和照片文字说明以光盘或U盘的形式拷贝后移交学校档案馆。
三、归档时间
请各学院高度重视毕业生合影照片的归档工作，认真做好上述归档材料的收集、整理工作，毕业生合影照片（包括纸质、电子版及照片文字说明）收集整理完毕后于2016年07月05日前移交到学校档案馆。不明事宜，请与档案馆联系。
联系电话：0532-86981938
联系人：张玮
地址：图书馆0624室
档案馆
党委学生工作部（处）
党委研究生工作部
2016年06月12日